Polityka prywatności

Niniejsza Polityka prywatności opisuje, w jaki sposób serwis WiseTools Hub (dalej „Serwis”), dostępny pod adresem wisetoolshub.pl, przetwarza dane osobowe użytkowników oraz dane dotyczące firm (kontrahentów) przetwarzane w ramach narzędzi Serwisu. Dokument sporządzono zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest [NAZWA OPERATORA] z siedzibą w [ADRES SIEDZIBY], NIP [NIP], dalej „Administrator”. Kontakt w sprawach ochrony danych: [E-MAIL KONTAKTOWY].

2. Jakie dane przetwarzamy

Dane konta użytkownika

• adres e-mail oraz dane uwierzytelniające (hasło w formie skrótu),
• podstawowe dane techniczne sesji (identyfikatory sesji, logi bezpieczeństwa).

Dane z integracji CRM

• tokeny dostępowe OAuth do HubSpota i/lub Pipedrive (przechowywane w celu wykonywania operacji zleconych przez użytkownika),
• identyfikatory portalu/konta CRM oraz zakres nadanych uprawnień (scopes),
• dane rekordów firm i kontaktów, do których Serwis uzyskuje dostęp na zlecenie użytkownika (np. NIP, nazwa, adres) — wyłącznie w zakresie niezbędnym do działania narzędzi.

Dane przetwarzane przez narzędzia rejestrowe

W ramach funkcji weryfikacji kontrahenta Serwis pobiera dane z publicznych rejestrów po numerze NIP lub KRS i zapisuje je w rekordzie firmy w CRM oraz w pamięci podręcznej (cache). Dane te dotyczą przedsiębiorców (w tym osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą) i obejmują m.in.: nazwę, adres, formę prawną, PKD, status VAT, numery rachunków z białej listy, dane z KRS oraz — w wariancie rozszerzonym — informacje o beneficjentach rzeczywistych (CRBR).

3. Źródła danych

Dane rejestrowe pochodzą z publicznie dostępnych źródeł prowadzonych przez organy publiczne, w szczególności: rejestr REGON (GUS), Wykaz podatników VAT („biała lista”, Ministerstwo Finansów), system VIES (Komisja Europejska), Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) oraz Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR). Dane konta pochodzą bezpośrednio od użytkownika, a dane CRM — z podłączonego konta CRM.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

• świadczenie usług Serwisu (założenie i obsługa konta, działanie narzędzi, integracje) — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy);
• weryfikacja kontrahentów i wzbogacanie danych firm z rejestrów publicznych — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes użytkownika i Administratora polegający na należytej staranności w obrocie gospodarczym);
• zapewnienie bezpieczeństwa, wykrywanie nadużyć, logi techniczne — art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• realizacja obowiązków prawnych (np. rozliczenia, odpowiedzi na żądania organów) — art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• ewentualna komunikacja marketingowa — wyłącznie na podstawie zgody, art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgodę można wycofać w każdej chwili).

5. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

Dane mogą być powierzane zaufanym dostawcom działającym na zlecenie Administratora, w tym: dostawcy hostingu i platformy aplikacyjnej (Vercel), dostawcy bazy danych i funkcji backendowych (Convex), a także — w zakresie zleconym przez użytkownika — platformom CRM (HubSpot, Pipedrive). Zapytania do rejestrów publicznych kierowane są do odpowiednich organów/serwisów wymienionych w pkt 3.

6. Przekazywanie danych poza EOG

Niektórzy dostawcy (m.in. hosting i backend) mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takich przypadkach transfer odbywa się na podstawie odpowiednich zabezpieczeń, w szczególności standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub decyzji o adekwatności.

7. Okres przechowywania

• dane konta — przez czas posiadania konta oraz po jego usunięciu w zakresie niezbędnym do rozliczeń i obrony przed roszczeniami;
• tokeny integracji — do momentu odłączenia integracji lub usunięcia konta;
• dane rejestrowe w cache — przez ograniczony czas (do 24 godzin), po czym są odświeżane lub usuwane; dane zapisane w CRM pozostają pod kontrolą użytkownika.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługuje Ci prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. W zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody — prawo do jej wycofania w dowolnym momencie. Masz również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

9. Pliki cookie i pamięć lokalna

Serwis wykorzystuje niezbędne pliki cookie oraz pamięć przeglądarki do utrzymania sesji zalogowanego użytkownika i zapewnienia bezpieczeństwa. Bez tych mechanizmów logowanie i korzystanie z panelu nie jest możliwe. Nie stosujemy śledzenia reklamowego bez odrębnej zgody.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Serwis nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

11. Zmiany Polityki

Polityka może być aktualizowana. Istotne zmiany będą komunikowane w Serwisie, a data ostatniej aktualizacji jest widoczna u góry tej strony.

12. Kontakt

W sprawach dotyczących danych osobowych skontaktuj się z nami pod adresem [E-MAIL KONTAKTOWY].